Pro Sähköinen allekirjoitus
Jaa sivu:
Palveluissamme on jo reilusti yli 800 erilaista lomaketta, joista suuri osa tarvitsee allekirjoituksen, tai allekirjoituksia. Olisimme voineet tehdä sähköisen allekirjoituksen jo kauan sitten, mutta halusimme päättää rauhassa kuinka vahva sen tulisi olla, jotta allekirjoittaminen olisi käytännöllistä ja samalla riittävän turvallista. Nyt meillä on kaksi vaihtoehtoa, ns. heikko ja vanha.
Ns. vahva allekirjoitus vaatii yleensä tunnistautumista pankkitunnuksilla ja se tekee arkisesta toiminnasta vaikeaa, ellei jopa mahdotonta, koska tunnuksia ei ole monestikaan mukana eikä niitä suositella pidettäväksi esim. lompakossa pankki- ja luottokorttien läheisyydessä.
Mobiilivarmennetta ei taas ole kaikilla käytössä ja yksityishenkilöille se on useimmiten maksullinen palvelu, jota työntekijät eivät välttämättä anna työnantajan käyttöön korvauksetta. Lisäksi ulkomaalaisilla työntekijöillä ei todennäköisesti edes ole Suomessa tarvittavia pankkitunnuksia tai em. mobiilivarmennetta.
Olemme tehneet toimivan kompromissiratkaisun siten, että suosittelemme asiakkaita allekirjoittamaan mm. työsopimukset perinteisesti käsin tulostettuina dokumentteina tai vahvalla sähköisellä allekirjoituksella, koska niistä on hyvä olla samansisältöiset paperiversiot molemmilla osapuolilla.
Toisaalta moniin muihin esimerkiksi perehdytysdokumentteihin tai sähköisiin tulityölupiin sopii paljon paremmin riittävän turvallinen sähköinen allekirjoitus, joka helpottaa jokapäiväistä työntekoa etenkin, jos organisaatiossa tehdään paljon lupia tai perehdytetään suuri määrä henkilöstöä.
Turvallisen tietoteknisen toteutuksen lisäksi allekirjoitukset edellyttävät allekirjoittajien kirjautumista palveluun omilla henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla.
Lähes kaikissa lomakepohjissamme on vapaasti valittavissa perinteiset allekirjoitukset viivoineen tai sähköinen versio. Asiakas voi itse päättää ja ohjeistaa henkilöstöään (kts. sähköinen toimintaohje / viikko 33) mikä on paremmin sopiva ohjeeseen, suunnitelmaan, pöytäkirjaan tai muistioon.
Pitkien välimatkojen, tiukan aikataulun tai tätä kirjoitettaessa koronan aiheuttaman tartuntavaaran takia kyseiset asiakirjat ovat usein kustannustehokkaampaa ja käytännöllisempää allekirjoittaa verkon yli sähköisesti pilvipalvelussa.
Jos halutaan pelata varman päälle, niin ensimmäinen allekirjoitus voi olla sähköinen ja virallisempi / arkistoitava kappale asiakirjasta allekirjoitetaan kynällä esim. seuraavassa hallituksen kokouksessa tai kirjepostina.
Kuvakaappauksia palvelusta / kevyt sähköinen allekirjoitus:
Tässä päästään allekirjoittamaan julkaistu tulityölupa (symboli julkaisupäivämäärän perässä):
Teppo Työnjohtaja on allekirjoittanut tulityöluvan sisäänkirjautuneena omilla käyttäjätunnuksillaan. Hän voi kutsua tarvittaessa muita allekirjoittajia Pyydä allekirjoituksia -napilla.
Tässä allekirjoituksen muuttunut symboli osoittaa, että lupa on jo allekirjoitettu: